Google Workspace Business Plus: Suite Office con sicurezza avanzata

Tra le versioni della suite di strumenti per la produttività creata da Google, Workspace Business Plus è quella orientata alla maggiore sicurezza dei dati aziendali. La versione Plus di Google Workspace presenta caratteristiche avanzate di gestione dei dati e di sicurezza, con la possibilità di controllare gli endpoint connessi all'account e di conservare documenti altamente riservati in un Vault dedicato.

Sicurezza dei dati addizionale, ma anche più spazio nel cloud (5 Terabyte per utente) dove conservare progetti di grandi dimensioni facilmente accessibili grazie a Cloud Search, servizio di ricerca intelligente capace di leggere le informazioni contenute all'interno dei singoli documenti e non solo nei titoli.

Google Workspace Business Plus si presenta come una tra le soluzioni più interessanti nel panorama delle suite per la produttività, adatta alle imprese di ogni tipo e dimensione: dalla piccola start-up alle aziende di grandi dimensioni e con un alto numero di utenti a cui fornire spazio di archiviazione sicuro nel cloud, oltre a strumenti digitali al passo con i tempi.

Guidati dal menu dell'articolo scopriamo insieme gli strumenti di Workspace, le caratteristiche specifiche del piano Plus e le sue funzioni avanzate.

Gli strumenti di Google Workspace

Numerosi gli strumenti a disposizione di Google Workspace, tutti incentrati sul facilitare il lavoro aziendale e sulla riduzione di tempi e processi.

• Gmail: email aziendale personalizzata del tipo nome-impresa@nome-impresa.com oppure studio-professionale@studio-professionale.com. Zero contenuti pubblicitari e zero spam. Funzione chat e videochiamate per contattare gli altri membri del team implementate in Gmail. I file presenti nel cloud sono subito disponibili per allegarli alle e-mail aziendali.
• Meet e Chat: per condurre conferenze video e voce fino a 250 partecipanti contemporaneamente e da più luoghi, durata delle riunioni fino a 24 ore; servizio di messaggistica per i team integrata in tutti gli applicativi di Workspace.
• Calendar: organizzazione degli appuntamenti con i gruppi di lavoro e con i clienti, condivisione degli appuntamenti con gli altri membri del gruppo di lavoro. Calendar è integrato in Gmail, in Drive, Sites e Meet. Organizzare i turni di lavoro dei dipendenti diventa quasi rilassante.
• Drive: un servizio cloud potente grazie alla ricerca intelligente e sicuro, con il quale archiviare qualsiasi tipo di risorsa digitale, compresi file .pdf, fotografie, ebook, documentazione aziendale riservata.
• Documenti: l'elaboratore di testo per la produzione di relazioni tecniche, resoconti, preventivi, lettere commerciali, ecc. Integra anche le funzioni di assistenza alla correzione del testo in più lingue.
• Fogli: fogli di lavoro per la creazione di calcoli e grafici complessi in un ambiente smart.
• Presentazioni: utile per presentare la sintensi del nuovo piano industriale, gli obiettivi di periodo, nuovi prodotti. Ideale per supportare con materiale visuale la formazione in azienda del personale.
• Moduli e Sites: crea sondaggi per conoscere la soddisfazione del cliente e/o per scoprire cosa ne pensano i clienti di un determinato prodotto; crea e aggiorna il sito web aziendale con le ultime novità e gli aggiornamenti sui prodotti e servizi offerti.
• Keep: nessuna idea sfugge ai post-it digitali di Workspace, in qualsiasi momento della giornata possono essere annotate con questo strumento, anche dal tablet e dallo smartphone.
• Apps Script: strumento low-code evoluto per aggiungere a Workspace soluzioni personalizzate create direttamente in azienda, allo scopo di velocizzare i processi di lavoro interni.
• Cloud Search: l'intelligenza artificiale e la potenza del motore di ricerca Google al servizio dei file e della documentazione aziendale collocata su Drive. In qualsiasi cartella si trovi il documento ricercato, è sufficiente chiederlo a Cloud Search e lui trova anche frasi specifiche all'interno dei testi.

Gli strumenti di Workspace sono accessibili da qualsiasi luogo interno ed esterno al contesto aziendale. Laptop, iPad/tablet o smartphone/iPhone, tutti i dispositivi possono accedere agli applicativi e ai documenti salvati nel cloud, consultare la posta elettronica o partecipare a una riunione. Grazie alla gestione degli endpoint, inoltre, si può essere sicuri che ad accedere alle risorse saranno solo i dispositivi preventivamente autorizzati.

Nel prossimo paragrafo riassumiamo in una tabella le caratteristiche specifiche contenute nel piano Workspace Business Plus e forniamo indicazioni sul prezzo. Toccando o cliccando il banner sottostante, è invece possibile iniziare una prova gratuita.

Funzionalità Piano Google Workspace Business Plus e prezzo

Nella tabella sottostante riportiamo le funzionalità del piano Google Workspace Business Plus, presentando quelle caratteristiche specifiche del piano che lo differenziano dal Piano Starter e dal Piano Standard.

Alcune precisazioni sul piano Workspace Business Plus

Quando si acquista un piano Workspace, qualsiasi piano venga scelto, ciascun utente riceve un indirizzo di posta elettronica personalizzato: nome-azienda@nome-azienda.it. Tuttavia ciascun utente può creare degli alias email come: reparto-vendite@nomeazienda.it e assistenza@nomeazienda.it.

Gli alias sono inclusi nel prezzo del singolo utente e non vengono calcolati come utenti aggiuntivi, perché utilizzano lo stesso spazio e le stesse risorse dell'indirizzo email personalizzato.

Per quanto riguarda il numero di utenti massimo acquistabile dall'azienda con il piano Business Plus, il numero massimo di utenti attivabile è 300 utenti.

Nel prossimo paragrafo presentiamo in dettaglio alcune caratteristiche avanzate contenute in Google Workspace Business Plus.

Caratteristiche avanzate Google Workspace Business Plus

Workspace Business Plus si differenzia dagli altri piani anche per le caratteristiche che qui riportiamo in sintesi.

Messaggistica per i team

Il servizio di messaggistica per i team, Chat, viene fornito con le opzioni di:

• attivazione o disattivazione della cronologia per impostazione predefinita;
• accettazione automatica degli inviti;
• chat al di fuori del tuo dominio.

Vault ed eDiscovery

Vault configura regole specifiche di conservazione e blocchi di sicurezza sui dati di applicazioni Google Workspace, sia a livello di dominio che a livello di determinate unità organizzative.

Recupera informazioni dagli account sospesi, raccoglie i documenti necessari all'ufficio legale e previene la perdita di dati in seguito al turnover del personale.

Grazie ai log di controllo, è possibile verificare chi ha fatto accesso ad un determinato documento, ottenere informazioni sulle visualizzazioni o sulle esportazioni.

Con l'electronic Discovery (eDiscovery), l'impresa gestisce il processo che consente di cercare e trovare informazioni in formato elettronico. La funzione è spesso utilizzata per problematiche e indagini legali.

Sicurezza e gestione dei dati aziendali

A differenza di Workspace Starter e Standard, il piano Business Plus prevede le seguenti caratteristiche di sicurezza aggiuntive:

• gestione degli endpoint avanzata;
• Vault: conservazione, archiviazione e ricerca di dati;
• LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) sicuro.

La sicurezza dei dati aziendali viene gestita da Google all'interno di data center di sua proprietà, dove lavorano esclusivamente i dipendenti Google. I centri dati non sono, quindi, affidati a società terze o appaltanti.

All'interno dei data center Google i dipendenti sono in possesso di livelli di autorizzazione differenziati. Questo significa che in pochi accedono ai server fisici, e lo possono fare solo per compiti specifici come la manutenzione o la sostituzione di componenti hardware non più funzionanti, o giunti a fine vita tecnica.

Il video sottostante è un viaggio in modalità Tour 360° all'interno di uno dei data center Google. L'invito è a guardarlo per scopire in che modo la società statunitense gestisce i dati dei suoi clienti, cioè quelli conservati nel cloud Drive.

Concludendo

Piccola o grande impresa tradizionale, start-up o gruppo di lavoro operante a distanza, gli strumenti per la produttività personale e aziendale sono irrinunciabili. Grazie poi alla loro disponibilità nel cloud sono accessibili da qualsiasi luogo e dispositivo (PC, laptop, tablet, smartphone, micro PC, Mac, iPhone, iPad).

Google Workspace Business Plan si configura come la soluzione aziendale evoluta per quelle imprese alla ricerca di applicazioni in grado di migliorare i flussi di lavoro, garantendo allo stesso tempo assoluta sicurezza dei dati. Gli applicativi office di Google, infine, sono semplici da usare anche per quelle attività che solo da poco hanno abbracciato la digitalizzazione aziendale e ora vogliono affidarsi a servizi disponibili nel cloud.

Per iniziare Workspace Business Plan è in prova gratuita per 14 giorni, tocca o clicca il button sottostante per avviare la prova.