A cosa serve Google Workspace e quali gli strumenti per la produttività disponibili?

Il lavoro fuori dall'ufficio non è più un tabù e anche l'ombra di un albero nel parco pubblico può diventare un luogo dove svolgere la propria attività. Si lavora in spazi di coworking, da casa, in montagna e al mare. Lo smartphone è il "luogo" delle riunioni per molti che lavorano in giro per il mondo, mentre studenti e studentesse passano dal computer di scuola al notebook, o al tablet personale, per ultimare le attività didattiche.

In condizioni di vita così trasformate gli strumenti per la produttività si sono adattati ai tempi. Non è più necessario come una volta acquistare un DVD contenente il pacchetto office, tutti gli strumenti per la produttività e lo studio sono nel Cloud. A disposizione su PC, notebook, tablet/iPad e smartphone o iPhone.

Google Workspace (in precedenza G Suite) è nato cogliendo e favorendo questo cambiamento per offrire una serie di applicativi con cui creare documenti "Word", fogli di calcolo "Excel", presentazioni "Powerpoint", abbinati a una casella di posta elettronica dedicata — del tipo nome-azienda@nome-azienda.com — e molto spazio nel cloud per conservare tutti questi tipi di file, documenti, foto e tanto altro ancora.

Scopriamo insieme, quindi, cos'è Google Workspace e come funziona, quali sono gli strumenti inclusi nella suite per l'ufficio, lo studio e in generale per l'era digitale, e tutte le caratteristiche che propone.

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Cos'è Google Workspace e come funziona

Google Workspace è una suite di applicazioni progettate per l'elaborazione di documenti di testo, fogli di calcolo arricchiti da grafici, presentazioni d'ogni genere, ma anche moduli con cui creare sondaggi o raccogliere i pareri dei clienti.

Come suggerisce il nome della suite per ufficio, essa è stata sviluppata da Google e messa a disposizione delle persone di tutto il mondo direttamente nel web o come app scaricabili su smartphone e iPhone.

Workspace include Gmail e Calendar in versione professionale, e il servizio cloud noto come Drive per fornire spazio di archiviazione aggiuntivo dove salvare non solo i documenti, le presentazioni e i fogli di calcolo creati con Workspace, ma anche per salvare fotografie, file .pdf e tanti altri documenti: compresi quelli di Microsoft 365 (ex Microsoft Office).

A differenza di Gmail gratuito, in Workspace l'indirizzo di posta elettronica è personalizzabile per adattarlo alle esigenze professionali e imprenditoriali, e perché no, familiari.

Molto utile Meet, uno strumento attraverso cui organizzare le riunioni del gruppo di lavoro o eventi a distanza con decine di persone contemporaneamente collegate. Nelle versioni avanzate le aziende possono anche gestire le registrazioni e monitorare la partecipazione.

Workspace funziona su qualsiasi tipo di dispositivo utilizzato: computer di casa, iMac, MacBook, notebook, tablet, iPad, smartphone e iPhone. Gli applicativi sono sempre disponibili nel web attraverso il proprio browser preferito o come app sul dispositivo mobile.

Per quanto riguarda gli aggiornamenti non bisogna preoccuparsene perché sono automatici. Gli aggiornamenti più recenti di Workspace includono nuove funzionalità intelligenti, quali le funzioni generative basate sull’intelligenza artificiale in Gmail, Docs, Sheets e Slides, che permettono di creare automaticamente testo e immagini.

Particolare attenzione, poi, è stata rivolta alla sicurezza dei dati dell'utente e delle aziende, nessuno a parte l'utilizzatore può accedere o vedere la documentazione caricata nel cloud (Drive). I documenti sono protetti contro ogni tipo di accesso esterno, preservando quindi la sicurezza dei dati aziendali e garantendo la sicurezza industriale.

Ora conosciamo nel dettaglio gli strumenti di Workspace e le rispettive caratteristiche.

Strumenti e Caratteristiche di Google Workspace

Il software di produttività di Google fornisce un insieme di applicazioni standard, identiche per tutti i tipi di clienti. Gli applicativi di base di Workspace sono i seguenti:

• Gmail: email aziendale personalizzata del tipo nome-impresa@nome-impresa.com oppure studio-professionale@studio-professionale.com. Zero pubblicità e zero spam. Conversi con gli altri membri del team grazie a Chat integrata e fai videochiamate direttamente da qui con Meet. I file condivisi sono subito disponibili per allegarli alle e-mail.
• Meet e Chat: conduci conferenze video e voce con decine e decine di partecipanti contemporaneamente da più luoghi; servizio di messaggistica per i team integrata in tutti gli altri applicativi di Workspace.
• Calendar: con i calendari condivisi è impossibile dimenticare gli appuntamenti, inoltre lo strumento è integrato in Gmail, ma anche con Drive, Sites e Meet. Organizzare i turni di lavoro diventa quasi rilassante.
• Drive: il cloud potente e sicuro con il quale archiviare qualsiasi tipo di risorsa digitale, compresi file .pdf, fotografie, ebook .epub, file .docx e documentazione riservata.
• Documenti, Fogli, Presentazioni: elabora testi, crea fogli di calcolo evoluti con grafici, sviluppa qualsiasi tipo di presentazione per il lavoro e lo studio.
• Moduli e Sites: crea sondaggi per conoscere la soddisfazione dei clienti o per condurre la tua ricerca universitaria; crea siti web con semplicità per le tue esigenze aziendali, di studio o per il tempo libero.
• Keep: non lasciarti scappare nessuna idea, annotale tutte con questo strumento note, e usalo anche per fare la lista della spesa.
• Apps Script: strumento low-code evoluto per aggiungere a Workspace soluzioni personalizzate create direttamente in azienda, allo scopo di velocizzare i processi di lavoro interni.
• Cloud Search: l'intelligenza e la potenza del motore di ricerca Google sono al servizio dei tuoi documenti conservati su Drive. Non ricordi dove hai messo quel documento? Chiedilo a Search, lui trova anche frasi all'interno dei testi scritti in precedenza.

Questi gli strumenti di base di Google Workspace con le relative caratteristiche, vediamo ora quali esigenze è in grado di soddisfare il software di produttività aziendale e per uso personale. Oppure approfitta subito del nostro codice sconto per i piani Business Starter e Standard e inizia la prova gratuita di 14 giorni. 👇

A chi si rivolge Google Workspace

Google Workspace si rivolge a chiunque abbia bisogno di strumenti per la produttività in un ambiente digitale.

Workspace si rivolge a chi scrive testi di lavoro, a scopo di ricerca e di studio o una lettera professionale. Ideale se devi realizzare un grafico partendo da dati statistici grezzi, poi da implementare sinteticamente in una presentazione per il tuo lavoro, la scuola, l'università, la parrocchia o l'associazione a cui appartieni.

Di seguito proponiamo alcuni esempi di profilo tipo, di aziende o persone, che potrebbero essere interessate al pacchetto di strumenti per la produttività Workspace. Tuttavia, davvero chiunque può usarlo a proprio vantaggio per organizzare il lavoro e lo studio, migliorare la produttività e ridurre il tempo trascorso alla tastiera.

• Azienda Digitale diffusa e in mobilità: la disponibilità degli strumenti per la produttività nel cloud è l'optimum per una azienda digitale diffusa e i cui dipendenti o collaboratori sono spesso dislocati in più luoghi. Gli strumenti come Foglio di calcolo, Presentazioni, Documenti, includono una chat live (Chat) con cui i membri impegnati sullo stesso documento possono scambiarsi pareri, riflessioni, commenti. In caso di riunioni improvvise, poi, basta un invito a partecipare via Meet e i partecipanti si collegano da ovunque si trovino.
• Liberi Professionisti: relazioni tecniche, preventivi, progetti dei clienti, fotografie dei lavori, tutto alla portata in qualsiasi luogo grazie al cloud (Drive). E se sono necessarie rettifiche o modifiche, non serve tornare in ufficio perché i documenti possono essere aperti anche dallo smartphone e dall'iPhone, o dal tablet/iPad, e dal laptop connesso alla rete Internet.
• Famiglie e Studenti: preparare elaborati, presentazioni, fogli di calcolo anche molto sofisticati e contenenti grafici, non è un problema. A casa come a scuola, grazie a Drive, i documenti sono sempre disponibili dal tuo smartphone o accedendo dal computer/tablet della scuola. Realizzare siti web, o sondaggi con Moduli è alla portata di tutti. Anche i genitori troveranno utile Workspace per scrivere lettere, raccogliere ricette di cucina, o per creare raccolte di documenti digitali come le bollette delle utenze domestiche, gli estratti conto bancari, rinnovi e disattivazioni di servizi.
• Gruppi di lavoro a distanza: le funzioni di collaborazione a più mani su tutti i tipi di strumenti di Google Workspace accorciano le distanze e fanno percepire gli altri collaboratori e partecipanti del gruppo come presenti, appena nella stanza affianco. La funzionalità chat live, ad esempio, facilita le comunicazioni quando è necessario scambiarsi informazioni e riflessioni mentre si modifica tutti insieme lo stesso documento, o il medesimo progetto.
• Associazioni e non profit: Google Workspace per le associazioni e le organizzazioni non governative può svolgere un utile ruolo di connessione tra le varie componenti dislocate sul territorio nazionale o anche a livello internazionale. Gli strumenti facilitano il lavoro su progetti e campagne di sensibilizzazione anche complesse, rafforzando gli sforzi dei volontari partecipanti.

Google Workspace è sicuro?

Proviamo a rispondere in modo semplice alla domanda che molte aziende e persone si pongono prima di utilizzare questa suite per l'ufficio, ovvero se Google Workspace è sicuro.

Come la stessa societa statunitense spiega sul suo sito dedicato, Workspace è ospitato nel suo cloud presso i data center di proprietà di Google. La società non si serve di data center di società terze, quindi ma si affida a sue strutture proprietarie per conservare al sicuro i dati dei propri clienti, siano essi aziende o persone fisiche.

I dipendenti che accedono ai data center sono monitorati attraverso badge di accesso alle varie aree dell'infrastruttura, questo significa che solo chi ha le autorizzazioni di livello può accedere in una determinata area e tutto viene monitorato.

Per quanto riguarda la sicurezza contro attacchi esterni, i data center Google sono dotati di sistemi di rilevamento delle potenziali intrusioni che fanno scuola. I sistemi contro le intrusioni, inoltre, non sono solo digitali e volti a difendere l'infrastruttura informatica contro gli hacker, ma anche fisici. Le strutture sono infatti dotate di sistemi di accesso biometrici e con tecnologia laser.

In caso di incidente, il gruppo di lavoro della sicurezza informatica di Workspace si impegna ad affrontare e risolvere tempestivamente il problema per ridurre al minimo l'impatto sugli applicativi usati dai clienti: la sorveglianza è attiva 24 ore su 24, 365 giorni l'anno.

Sei curioso di fare un giro virtuale nel data center Google, dove la società conserva i documenti dei clienti? Guarda il video qui sotto. Mentre con quest'altro video puoi fare un Tour a 360 gradi della struttura interna.

Quanto costa Google Workspace? + Promo

Google Workspace ha un costo per utente che dipende dal piano prescelto. La differenza tra un piano e l'altro risiede in alcune caratteristiche, tra cui lo spazio offerto nel cloud, o servizi di sicurezza avanzati come il Vault per conservare documentazione riservata, riunioni video con o senza registrazione dei partecipanti.

Attreverso la tabella sottostante presentiamo sia il valore economico dei singoli piani che le relative caratteristiche aggiuntive.

Promozione Workspace

Il software di produttività Google Workspace è in prova gratuita per 14 giorni e al termine è a pagamento, tuttavia, grazie ai nostri codici promozionali riportati qui sotto, ottieni uno sconto se sottoscrivi il piano Business Starter o il piano Business Standard. Prendi il codice sconto dedicato dalla nostra pagina Google Workspace promo code o qui sotto.

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Concludendo

Google Workspace è per studenti, per privati, per associazioni, preofessionisti e aziende, un pacchetto di strumenti digitali fondamentale per cogliere tutte le opportunità che la digitalizzazione offre alle nostre vite, in termini di facilitazione ed accrescimento del business, in termini di facilitazione dell'attività di studio individuale e di gruppo.

Il digitale non sottrae ma aggiunge, ed è per questo un grande alleato delle aziende, delle persone e delle associazioni, spetta a ciascuno saper scegliere gli strumenti digitali migliori e più adatti alle proprie esigenze.

Domande e Risposte rapide

Raccogliamo alcune domande comuni poste di solito da altri utenti, a proposito di cos'è Google Workspace e come funziona, fornendo una risposta il più possibile completa. Clicca o tocca sulla domanda per leggere la risposta.