Suite Office per tutta la famiglia: guida alla scelta

La scelta della Suite Office per tutta la famiglia potrebbe risultarti più complicata di quanto ti aspetti, in particolare se devi mettere d'accordo le esigenze di tuo marito o di tua moglie con quelle di studio dei tuoi figli e/o figlie.

Le esigenze di un figlio che frequenta le superiori e di una figlia che frequenta l'Università, e le tue esigenze di smart working potrebbero apparirti come inconciliabili.

Per fortuna i principali pacchetti di applicazioni ad uso ufficio e studio disponibili in commercio, sono molto duttili e capaci di assolvere a tutte le richieste specifiche d'ogni componente della famiglia.

Nei prossimi paragrafi conoscerai 3 applicativi per la produttività validi per lo studio dei tuoi figli e figlie, e ottimi per svolgere le attività lavorative più impegnative in qualsiasi contesto e luogo tu sia chiamato/a a frequentare perché rischieto dalla tua azienda o dalla libera professione.

Gli applicativi di cui ti parleremo sono Google Workspace, Microsoft Office e la suite aperta LibreOffice.

Partner Google Workspace

Cosa offre G Suite di Google

Lanciata per la prima volta nel 2006 col nome di G Suite, Google Workspace si è nel tempo affermato come un pacchetto di strumenti per la produzione di documenti di testo, e di fogli di calcolo con grafici elaborati, utilizzabile direttamente dal web e disponibile quindi ovunque vi sia una connessione ad Internet.

Negli anni Google Workspace è diventato un potente servizio per la produttività al servizio di aziende con svariate centinaia di impiegati, usato da liberi professionisti per risolvere ogni problema di produttività, ed ancora da studenti e da chiunque abbia bisogno di un insieme di applicativi per l'ufficio/studio.

Gli applicativi di Google Workspace

Il pacchetto di applicazioni più recente di Google Workspace include:

• un programma per la realizzazione di testi (relazioni, ricerche, tesi di laurea, lettere formali, comunicati stampa);
• un applicativo per creare fogli di calcolo avanzati ad uso professionale e accademico;
• un software per la realizzazione di moduli aziendali personalizzati (ad uso interno o nel rapporto con i clienti);
• uno strumento per la creazione di sondaggi e indagini (utilissimo per la ricerca universitaria o per indagini di mercato rapide).

Il pacchetto Google Workspace offre anche: un servizio di creazione di siti web intuitivo; una applicazione per le videoconferenze collaborative attraverso cui scambiarsi documenti e progetti in sicurezza; indirizzi di posta elettronica professionali e personalizzati del tipo mio-nome@mio-nome.com.

Conservazione sicura dei documenti in Cloud

I documenti prodotti sono conservati nel servizo cloud Google Drive. I documenti sono accessibili da qualsiasi dispositivo: PC, notebook, tablet, smartphone, iPhone, iPad. Lo spazio di archiviazione è sufficiente per salvare qualsiasi tipo di documento di lavoro o di studio anche molto corposo. Molto importante, la sicurezza informatica dei tuoi documenti, anche di quelli più delicati, è garantita da un avanzato servizio predisposto da Google nel data center che gestisce Google Workspace.

Il video sottostante mostra come cercare un contenuto in Drive e come applicare le impostazioni di ricerca avanzate in modo semplice e intuitivo (spiegazioni in inglese con sottotitoli in italiano da impostare).

Collaborazione a distanza e modifiche ai documenti

Google Workspace è utilissimo anche per la collaborazione a distanza, perché l'accesso ai documenti creati può essere condiviso con terzi adottando vari livelli di accesso: sola lettura, commenti, modifica. Questa caratteristica ti consente di lavorare anche con un collega che si trova a migliaia di chilometri di distanza da te. Risulta quindi ideale in quei contesti dove l'ufficio è diffuso, tipico delle conformazini scelte da molte nuove imprese.

Anche gli studenti e le studentesse apprezzeranno molto questa caratteristica perché possono collaborare a distanza sullo stesso progetto con i colleghi dell'Università o con i compagni della scuola superiore e, perché no, anche della scuola secondaria di I grado (la scuola media).

Per consentire di discutere in tempo reale delle modifiche apportate ai documenti elaborati, gli applicativi (Documenti, Foglio di calcolo, Presentazioni) includono una chat dal vivo attraverso cui scambiare informazioni e pareri con colleghi e compagni di scuola distanti mentre si lavora sullo stesso progetto.

Il video qui sotto, mostra in pochi secondi come ogni versione del documento e del progetto viene salvata nel cloud, e come ogni versione precedente può essere visualizzata in qualsiasi momento. Una caratteristica indipensabile se sullo stesso file vi lavorano più persone contemporaneamente, perché così si possono visualizzare i progressi fatti da tutti i membri del gruppo di lavoro.

Le versioni Starter e Standard

Le versioni di Google Workspace allo stesso tempo utili per la famiglia e per l'uso professionale sono due: Starter e Standard.

In particolare la versione business offre 1 Terabyte di spazio in cloud, la ricerca intelligente con Cloud Search per cercare documenti specifici o per trovare frasi esatte presenti nel contenuto dei documenti. La versione business, in aggiunta, include la gestione avanzata dei controlli di sicurezza di G Suite.

Quanto costa Google Workspace?

Il pacchetto di applicazioni prevede prezzi differenziati in base al piano prescelto:

• il piano Basic costa 4,68€/mese il primo anno invece di 5,20€/mese, Iva compresa.
• il piano Business costa 9,36€/mese il primo anno invece di 10,40€/mese, Iva compresa.

I primi 14 giorni sono gratuiti per tutti e per entrambi i piani.

Grazie però alla collaborazione di Opportunità Digitali con il programma di Google Workspace, hai diritto allo sconto aggiuntivo del 10% sul primo anno di abbonamento se usi uno dei codici qui sotto riportati. I codici di sconto sono differenziati per tipologia di piano, ma basta usarne uno solo. Se i primi codici non dovessero risultare validi, usa uno dei successivi.

* Programma referral di Google Workspace. Usare 1 solo codice. Validi solo in Italia.

Microsoft (Office) 365 Family e Personal

L'offerta Microsoft relativa al suo pacchetto di applicazioni per l'ufficio si differenzia in Microsoft 365 Family e Microsoft 365 Personal. Da non molto tempo Microsoft Office 365 ha infatti cambiato nome in Microsoft 365 per offrire un più ampio insieme di strumenti per la produttività attraverso la sua piattaforma cloud.

Ciò che differenzia i due abbonamenti sono le caratteristiche riguardanti il numero di persone che possono usare le applicazioni contemporaneamente e lo spazio di archiviazione in cloud messo a disposizione di ciascun membro della famiglia.

Le caratteristiche comuni

Entrambi gli abbonamenti annuali sopra menzionati offrono di base: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook e il servizio cloud OneDrive.

L'offerta Microsoft Office include anche un sistema di sicurezza avanzata, ovvero un Vault personale in cui conservare sottochiave documenti molto riservati mediante un sistema di doppia autenticazione.

Utile la funzionalità dei Collegamenti di condivisione con scadenza, che permette di condividere un documento, una foto o un file Excel in un arco temporale predeterminato. La caratteristica ha lo scopo di aumentare la sicurezza dei dati e dei documenti. Inoltre le condivisioni possono essere protette da una password per un maggiore livello di protezione.

Sei protetto contro i Ransomware. In caso di aggressione informatica ai tuoi documenti Microsoft ripristinerà per te OneDrive con tutto ciò che conteneva fino a 30 giorni precedenti l'attacco.

Grazie al servizio cloud offline, i documenti sono disponibili anche se sei in aereo o in cima a una montagna. Le modifiche che apporterai ai documenti saranno salvate nel cloud non appena la connessione Internet tornerà disponibile.

Disponibili le app Premium per PC o Mac.

Cosa offre Microsoft 365 Family

Microsoft 365 Family è utilizzabile da 6 persone contemporaneamente. Ciascun membro della famiglia ha a disposizione 1 Terabyte di spazio su OneDrive, con accessi differenziati per ciascun utente.

Cosa offre Microsoft 365 Personal

La versione personale offre all'utente singolo 1 Terabyte di spazio in cloud e l'accesso come utente singolo.

Quali sono i costi?

Passiamo ai costi di Microsoft 365 Family e Personal.

• Microsoft 365 Family costa 10 €/mese, costo annuale 99€.
• Microsoft 365 Personal costa 7 €/mese, costo annuale 69€.

Come puoi notare il costo mensile è più alto rispetto a Google Workspace.

LibreOffice

La Suite per la produttività LibreOffice è una soluzione gratuita che offre un ampio insieme di applicativi per la produzione di documenti, fogli di calcolo con grafici e tabelle avanzate, presentazioni (simile a PowerPoint), sviluppo di data base e include anche strumenti per i calcoli matematici avanzati (Formula Math).

Il pacchetto include inoltre un applicativo per la realizzazione creativa di locandine, volantini e brochure: Disegno Draw.

Il software viene costantemente aggiornato da un'ampia comunità di sviluppatori volontari dislocati in tutto il mondo, con sovvenzioni economiche che arrivano principalmente da privati.

Il software è da considerarsi un pacchetto di strumenti per la produzione locale e non online. LibreOffice, inoltre, lavora bene principalmente su computer desktop e non prevede una versione in cloud, così come non offre un suo servizio cloud dedicato, di conseguenza per l'archiviazone in cloud dei documenti bisogna servirsi di un servizio di terzi (ad esempio OneDrive di Microsoft).

In definitiva LibreOffice è adatto all'utilizzo di una singola persona, e che non ha bisogno di condividere i documenti prodotti con altri, e che non ha la necessità di collaborare sullo stesso documento a più mani.

Se hai bisogno di un servizio integrato che offra disponibilità dei documenti ovunque ti trovi e con qualsiasi dispositivo (desktop o mobile), ti consigliamo di provare gratuitamente G Suite per 14 giorni. Al termine della prova gratuita, se ti sarai trovato bene, usa uno dei codici promo sopra riportati per ottenere lo sconto del 20% sull'abbonamento annuale.

Clicca qui sotto per iniziare la prova gratuita.

Concludendo

La digitalizzazione dei processi lavorativi e anche delle attività condotte in ambito scolastico e universitario, richiedono l'uso di applicazioni avanzate capaci di supportare al meglio la condivisione e l'accesso.

La collaborazione a distanza con i colleghi e/o le colleghe che operano in altre città, è principalmente un enorme risparmio economico e di tempo perché gli spostamenti si riducono alll'essenziale. Migliora di molto la resilienza economica del lavoratore/lavoratrice e di riflesso della famiglia.

Naturalmente la collaborazione in presenza non potrà mai essere sostituita del tutto, resterà sempre necessaria perché l'umanità vive di socialità diretta mentre quella mediata dagli strumenti informatici deve essere vista come un aiuto in tutte quelle condizioni in cui gli strumenti digitali possono facilitare la collaborazione, dove altrimenti sarebbe materialmente impossibile.